Erhalten Sie die Daten Ihrer Formulare im Excel-Format! Konfigurieren Sie eine E-Mail mit Ihrer Excel-Vorlage und erhalten Sie die Daten jeder Submission in einer separaten Excel-Datei.

  

Noch keinen MoreApp-Account? Hier anmelden!

Diese Funktion ist im Zweig-, Baum- und Waldplan verfügbar. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr über unsere Pläne.


1. Excel-Integration hinzufügen

Melden Sie sich zunächst auf der MoreApp-Plattform an, wählen Sie Ihr Formular aus und klicken Sie auf Formular bearbeiten. Gehen Sie zum Tab Integrationen und klicken Sie hier nun auf Integration hinzufügen. Nachdem Sie die Excel-Integration ausgewählt haben, müssen Sie nur noch auf Hinzufügen drücken.

Hinweis: Diese Integration löst bei jeder Submission ein externes System aus. Dies führt dazu, dass Sie für jedes eingereichte Formular eine Excel-Datei erhalten.



2. Excel-Vorlage erstellen

Öffnen Sie Excel und erstellen Sie die Vorlage, welche Ihre Daten anzeigen soll. Nutzen Sie Platzhalter in Ihrer Excel-Vorlage, um festzulegen, an welcher Stelle die Daten aus Ihrem Formular hinterlegt werden sollen. Die korrekten Platzhalter, die hierfür verwendet werden müssen, finden Sie in den Widgets unter Datenname im erweiterten Modus.


Hinweis: Der Datennamen eines Widgets entspricht dem Platzhalter, der für jenes verwendet werden muss. Dieser wird erst angezeigt und kann bearbeitet werden, wenn Sie in den Eigenschaften des jeweiligen Widgets in den erweiterten Modus wechseln.



Bei der Erstellung Ihrer Excel-Vorlage sollten Sie darauf achten, dass die meisten Widgets mit dem Platzhalter {dataname} angepasst werden müssen. Zum Beispiel braucht ein Text-Widget, welches den Datennamen ‘Unternehmen’ aufweist, in der Vorlage den Platzhalter {unternehmen}.


Allerdings gibt es auch Widgets, die abweichende Platzhalter wie {%dataname} verwenden.

Diese Platzhalter werden für das Photo- oder Signature-Widget verwendet.


Folgendes Bild soll als Beispiel für eine korrekte Verwendung von Platzhaltern in einer Excel-Vorlage dienen: 



Hinweise

  • Sie können Daten zu mehreren Tabellen hinzufügen
  • Die Fotos und Unterschriften (Photo- und Signature-Widgets), welche in die Excel-Tabelle importiert werden, weisen anschließend komprimiert und in kleinerer Größe dargestellt
  • Daten, die in Subformularen hinterlegt wurden, werden von der Excel-Integration nicht berücksichtigt.
  • Daten aus Video-, Catalogue-, Zip Code NL- und Pin-Widgets werden in Ihrer Export-Datei nicht angezeigt.
  • Sie können für die jeweiligen Zellen Ihrer Excel-Tabelle auch Formeln verwenden, falls Sie mit den Formulardaten Berechnungen durchführen wollen.
  • Die Fotos werden als Miniaturansichten angezeigt. Sie können die Größe der Fotos nicht anpassen.

3. Integration einstellen

Wenn Sie Ihre Excel-Vorlage erfolgreich erstellt haben, können Sie auf die MoreApp-Plattform zurückkehren. Und mit der Konfiguration der Excel-Integration fortfahren.

Zu aller erst müssen Sie Ihre erstellte Excel-Vorlage im Feld Upload an Excel template hochladen, indem Sie jene unter Datei auswählen, suchen und anschließend öffnen lassen.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Use legacy delimiters, wenn Sie einen Platzhalter mit einem Dollarzeichen ($) im Betreff, im Text, im Dateinamen und in der Excel-Vorlage verwenden möchten.
  • Tragen Sie unter Excel file name, den Namen der Export-Datei ein, welche Ihren E-Mails angehängt wird.
  • Tragen Sie im Feld Recipients die E-Mail-Adressen der Personen ein, welche die Datei erhalten werden. Verwenden Sie stets Kommas, um die einzelnen Adressen voneinander zu trennen.
  • Unter Dynamic recipients können Sie einstellen, dass die Datei jedes Mal an eine andere Person versendet wird. Diese Eigenschaft greift auf die in den E-Mail-Widgets hinterlegten Adressen zurück und verwendet diese als Empfänger.
  • Aktivieren Sie Copy to user falls Sie wünschen das der Nutzer, der das Formular ausgefüllt hat, ebenfalls die Excel-Datei erhalten soll. 
  • Aktivieren Sie Attach images falls Sie wünschen, dass Bilder und Unterschriften der E-Mail hinzugefügt werden.


Zusätzliche können Sie die Qualität der Bilder, die Sie erhalten werden, festlegen. Unter Image Quality ist standardmäßig ‘Fast’ eingestellt, allerdings können Sie hier frei bestimmen welche der Qualitätsstufen ‘Fast’, ‘Normal’ oder ‘Quality’ Sie wünschen.

Um die Konfiguration abzuschließen, müssen Sie noch unter Subject den Betreff der E-Mail eintragen und zusätzlich im Body-Feld einen passenden Mitteilungstext eintragen. Hierbei können auch Platzhalter zur Anwendung kommen.

Klicken Sie im Anschluss auf Validieren, um die Integration zu speichern.



Hinweis: Falls im Anschluss auf die Validierung der Integration ein Fehler gemeldet wird oder Ihre Excel-Vorlage fehlerhaft ist, weist dies auf einen unkorrekten Platzhalter in der Excel-Datei hin!


Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Formulars fertig sind, klicken Sie auf Speichern & Veröffentlichen.


4. Glückwunsch!

Sie erhalten von nun an eine Excel-Datei mit den entsprechenden Daten, sobald das entsprechende Formular abgeschickt und dadurch eingereicht wurde.

Hier noch mal unser Beispiel für eine Excel-Vorlage, in der zusätzliche Formeln verwendet wurden:



Tipp: Falls Sie keine zwei E-Mails pro Submission erhalten möchten, können Sie die E-Mail, welche MoreApp automatisch versendet, im E-Mail-Tab deaktivieren, indem Sie in der rechten Ecke auf das Papierkorbsymbol klicken.

Möchten Sie als Erster unsere neusten Tutorials erhalten? Besuchen Sie uns auf YouTube und abonnieren Sie unseren MoreApp-Kanal.