Gestalten Sie den Bericht Ihrer Formulare mit Word! Kontaktieren Sie MoreApp, um die Word-Integration in Ihrem Account zu aktivieren!


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Diese Funktion ist im Zweig-, Baum- und Waldplan verfügbar. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr über unsere Pläne.

Hinweis: Verwenden Sie in Ihrem Formular Regeln? In diesem Fall können Sie HTML verwenden, um Ihr PDF passgenau zu erstellen.


1. Word-Integration hinzufügen

Loggen Sie sich in die MoreApp-Plattform ein, öffnen Sie Ihr Formular und rufen Sie die Registerkarte Integrationen auf. Fügen Sie die Word-Integration zu dem Formular hinzu.


2. Word-Vorlage erstellen

Verwenden Sie Placeholder in Ihrer Word-Vorlage, damit MoreApp festlegen kann, welche Formulareinträge automatisch aus dem Bericht übernommen werden. Diese können Sie anhand der Datennamen des Widgets erkennen. Jener wird sichtbar, wenn Sie das Erweiterter Modus-Kästchen unter den Eigenschaftsfeldern des jeweiligen Widgets markieren.


Widgets, die einen abweichenden Platzhalter verwenden, sind folgende:

2.1 Subformular-Widget 

Das Subform-Widget muss dem Word-Bericht gemäß den folgenden Schritten hinzugefügt werden. Ein Subformular muss geöffnet und geschlossen werden. Ändern Sie im Beispiel das Wort "subform" in den Datennamen Ihres Subform-Widgets. Für den Tag und die Stunden machen Sie das Gleiche.


Das Subform-Widget muss wie folgt eingefügt werden, damit es in Ihrem Word-Bericht sichtbar ist:

{#subformular}

{tag}, {stunden} 

{/subformular}

Es besteht zudem die Möglichkeit ein Subformular in einem Subformular anzulegen. Stellen Sie dabei sicher, dass die Placeholder des ersten Formulars mit denen des zweiten Formulars identisch sind. Zum Beispiel:


{#subformular1}

{Monat}, {Tag}, {Monat}.

{#subformular2}

{Startzeit}, {Endzeit}, {Pause},

{/subformular2}

{/subformular1}


Nachfolgend finden Sie ein Beispiel. Dabei sind die Platzhalter aus den Subformularen in roter Farbe markiert.



2.2 File-, Foto-, Zeichnung-, & Unterschrift-Widget

All diese Widgets verwenden den Platzhalter; {%dataname}


Hinweis:

  • Einzig die Bilder, welche im File-Widget hinterlegt sind, werden bei einer Word-Integration im resultierenden Bericht angezeigt.
  • Die Größe von Bildern kann im Bericht nicht anpasst werden.


2.3 Search-Widget

Gehen Sie im Formular-Editor auf das E-Mail-Tab und klicken Sie hier auf Placeholder. Nun werden Ihnen die Platzhalter angezeigt.



Hinweis: Fügen Sie das $ des Platzhalters nicht in Ihr Word-Dokument ein. In der Word-Integration müssen Sie nur den {dataname} hinzufügen.


2.4 Radio- und Lookup-Widgets

Diese Widgets verwenden den üblichen Placeholder {dataname}. Der Wert, der im Feld ID erscheint, ist der Wert, der in Word, PDF und E-Mail empfangen wird.



2.5 Seitenumbruch

Es ist auch möglich, einen Seitenumbruch in Ihre Word-Vorlage einzufügen. Gehen Sie zu Layout > Umbrüche > Seite.




3. Word-Integration einrichten

Melden Sie sich in der MoreApp-Plattform anmelden, wählen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Formular bearbeiten. Fügen Sie die Integration zu Ihrem Formular hinzu, indem Sie Integration hinzufügen anklicken. Wählen Sie die Word-Integration aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können nun mit der Konfiguration der Integration beginnen.


  • Sie können Word oder PDF unter Ausgabeformat auswählen.
    Hinweis: Wenn Sie das PDF als Ausgabeformat wählen, wird die Schriftart Ihres Berichts in die Standardschriftart von MoreApp geändert. Wenn das PDF nicht wie gewünscht aussieht, erstellen Sie einfach Ihre Word-Vorlage mit LibreOffice.
  • Im Feld Reply To geben Sie die E-Mail-Adresse ein, auf die der Benutzer antworten kann.
  • Im Feld From können Sie den Namen des Absenders wie z.B. den Firmennamen eingeben. Sie können auch Platzhalter verwenden. Die Platzhalter finden Sie im E-Mail-Tab unter Placeholders. Beispiel: {datenname}
  • Sie können auch Ihren Mandrill API Key und Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben, damit Ihre E-Mails direkt von Ihrem Mandrill-Konto gesendet werden. Achtung: Dies ist Teil des Branding-Moduls.
  • Bei den Recipients können Sie die E-Mail-Adressen der Person einfügen, die die Datei erhalten soll, und die E-Mails durch ein Komma trennen, wenn mehrere vorhanden sind. Sie können auch dynamische Empfänger unter Dynamic Recipients hinzufügen, die die im E-Mail-Widget in Ihrem Formular angegebene E-Mail automatisch verwenden. Sie können das Formular auch direkt an die Person senden, die das Formular ausgefüllt hat. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Send to user that submitted the form
  • Fügen Sie unter CC die E-Mail-Adresse hinzu, an die eine Kopie gesendet werden soll, und BCC-E-Mail-Adressen, an die eine Kopie gesendet werden soll, die jedoch nicht als Empfänger sichtbar sein soll.
  • Als Nächstes fügen Sie den Betreff der E-Mail unter Subject hinzu. Hier können Sie auch Placeholder verwenden. Die Platzhalter finden Sie im E-Mai-Tab unter Placeholders. Beispiel: {dataname}
  • Sie können im Body der E-Mail sowohl Text, als auch Placeholder hinzufügen. Verwenden Sie Placeholder im Text, um Ihre E-Mail individuell zu gestalten. {dataname}.
    Achtung: Sie können Platzhalter von Image-, Photo- und Subform-Widgets nicht im Body verwenden!
  • Fügen Sie einen E-Mail-Text hinzu und benennen Sie die Datei unter Filename. Verwenden Sie im Dateinamen Placeholders, die Sie im E-Mail-Tab unter Placeholders finden. Schreiben Sie ihn wie folgt: {dataname}.
  • Fügen Sie dann die Word-Vorlage bei und klicken Sie auf Save. Nach dem Klicken auf Validieren kann ein Mehrfachfehler unter Multi error auftreten. Dies bedeutet, dass in der Word-Datei falsche Klammern um die Placeholder gesetzt wurden.

    Möchten Sie diese Fehler in Ihrer Word-Datei entdecken? Dann können Sie dieses Programm verwenden.



4. Bildqualität wählen

Die Bildqualität ist unter image quality standardmäßig auf Original eingestellt. Bilder werden somit in der Originalgröße gesendet. Falls Ihr Formular eine Vielzahl an Bildern enthält, kann es vorkommen, dass die E-Mail zu groß wird und der empfangende E-Mail-Server die E-Mail ablehnt.

Wählen Sie daher die folgende, gewünschte Bildqualität: Hoch, Mittel oder Niedrig (High, Medium oder Low).

Dies reduziert die Bilder auf eine maximale Darstellung von 1000, 600 bzw. 200 Pixel. Wählen Sie Medium (Mittel) oder Low (Niedrig), damit ein PDF mit vielen Bildern per E-Mail versendet werden kann. Wählen Sie Original oder High (Hoch), wenn nur ein paar Bilder zu Ihrem Formular hinzugefügt werden sollen.



Hinweis: Die Bilder werden nicht als Datei an die E-Mail angehängt. Sie können die Fotos nur innerhalb des Word-Berichts sehen.


5. Standard-E-Mail entfernen

Möchten Sie die Standard-E-Mail von MoreApp nicht erhalten? Gehen Sie auf die Registerkarte E-Mail und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um die Standard-E-Mail zu löschen. Klicken Sie dann auf Speichern & Veröffentlichen.

Hinweis: Wenn Sie die Standard-E-Mail entfernen, können Sie den PDF-Bericht auf der Registerkarte Registrierungen in der Plattform nicht mehr herunterladen. Die Word-Integration hat keine Download-Schaltfläche für die generierten Berichte.



6. Glückwunsch!

Sie haben den Bericht Ihres Formulars mithilfe der Word-Integration erfolgreich eingerichtet!

Von nun an erhalten Sie anstatt der MoreApp-E-Mail mit PDF-Anhang stets Ihre konfigurierte E-Mail zusammen mit Ihrem Submission-Bericht im Word-Format.

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